Privacy statement

Per 25 mei 2018 geldt er een nieuwe privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Vanaf deze datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele EU. In de AVG is de bescherming en verwerking van persoonsgegevens van Europese staatsburgers geregeld.

Dust ’n Mud gaat zorgvuldig met jullie persoonsgegevens om. Graag informeren we jullie over de verwerking van persoonsgegevens binnen de vereniging:

– Dust ’n Mud handhaafd een ledenlijst waarin de volgende persoonsgegevens opgeslagen zijn van elk lid: naam, email, telefoonnummer, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats. Daarnaast wordt de naam en het telefoonnummer van een partner / relatie opgeslagen voor contact in geval van nood.

– De gegevens in de ledenlijst worden enkel gebruikt ten behoeve van facturatie, communicatie over activiteiten en communicatie in geval van nood.

– Enkel het bestuur van Dust ’n Mud heeft toegang tot de ledenlijst met daarin de persoonsgegevens.

– De ledenlijst is enkel toegankelijk door het bestuur via een beveiligde Google omgeving.

– Ieder lid heeft ten allen tijden recht op inzage van zijn persoonsgegevens. Dit kan aangevraagd worden via info@dustnmud.nl.

– Na opzegging lidmaatschap worden persoonsgegevens maximaal 2 maanden bewaard.

– Deelname aan Dust ’n Mud Whatsapp groepen is optioneel en kan ten allen tijden opgezegd worden.

Voor een correcte registratie van de verwerking van eenieder zijn persoonsgegevens verzoeken we iedereen bij aanvang lidmaatschap expliciete toestemming te geven dat wij persoonsgegevens zoals hierboven omschreven verwerken, met als doel het correct kunnen functioneren van de vereninging.

Geldig vanaf 03-03-2017

Huishoudelijk reglement Dust ‘n Mud

Artikel 1 Doelstelling van de vereniging

Artikel 1.1 Doel van de vereniging
Het doel van de vereniging is het (doen) beoefenen, als mede het positief uitdragen en bevorderen van het mountainbiken.

Artikel 1.2 Activiteiten van de vereniging
De vereniging organiseert hiertoe onder meer:

Fietstochten in groepsverband
Evenementen, clinics, promoactiviteiten en thema avonden.

Deelname aan deze activiteiten is geheel voor eigen risico.

Artikel 1.3 Verkrijgen statuten en huishoudelijk reglement
Ieder lid ontvangt een exemplaar van dit huishoudelijk reglement. Een exemplaar van de statuten van de vereniging is op verzoek te verkrijgen bij de Secretaris. Het huishoudelijk reglement staat ook ter inzage op de website.

Artikel 2 Grondslag huishoudelijk reglement.
Dit huishoudelijk reglement is opgesteld overeenkomstig art. 2.3 van de statuten van de vereniging. In bedoeld artikel wordt onder meer bepaald dat door de algemene vergadering van de vereniging reglementen kunnen worden opgesteld over onderwerpen waarin door de statuten niet of niet volledig wordt voorzien.

Artikel 3 Het lidmaatschap.

Artikel 3.1 Aanmelden voor het lidmaatschap
Aanmelding als lid vindt plaats door invulling van het digitale aanvraagformulier op onze website. De minimum leeftijd is 16 jaar. Kandidaat leden wordt eerst gevraagd een aantal keren mee te fietsen.

Artikel 3.2 Verkrijging van het lidmaatschap
Na akkoordverklaring door het bestuur verkrijgt het kandidaat-lid een schriftelijke bevestiging hiervan van de vereniging. Eerst na voldoening van de contributie wordt het nieuwe lid als zodanig ingeschreven.

Artikel 3.3 Afwijzing lidmaatschap
Een afwijzing van een kandidaat-lid wordt schriftelijk meegedeeld, met opgaaf van redenen, binnen 2 weken na indiening van de aanvraag.

Artikel 3.4 Bezwaarschrift afwijzing en opzegging door het bestuur van het lidmaatschap
Tegen de afwijzing en opzegging van het lidmaatschap door het bestuur kan binnen vier weken na dagtekening beroep worden aangetekend met het verzoek deze te behandelen op de algemene ledenvergadering.

Wordt van deze mogelijkheid geen gebruik gemaakt, dan wordt de afwijzing en opzegging na die periode definitief.

Artikel 3.5 Lidmaatschapsduur
Het lidmaatschap geldt voor de duur van één jaar (01 januari – 31 december) en wordt telkens stilzwijgend verlengd, tenzij dit wordt beëindigd overeenkomstig art. 4 van de statuten of artikel 3.4 van dit huishoudelijk reglement.

Artikel 3.6 Opzegging van het lidmaatschap
Opzegging van het lidmaatschap dient, door het betreffende lid zelf, schriftelijk te geschieden vóór 1 januari, opzegging ná 01 januari ontslaat het lid niet van de verplichting om de contributie te voldoen.

Artikel 3.7 Lidmaatschapsgeld
Leden betalen voor hun lidmaatschap een jaarlijkse contributie. Alleen ereleden, en door het bestuur voorgedragen leden zijn hiervan vrijgesteld.

Artikel 3.8 Rechten en plichten van de leden

De rechten die voortvloeien uit het lidmaatschap zijn:

a. Deelname aan de clubactiviteiten, zoals omschreven in artikel 1.2.

b. Stemrecht tijdens de ledenvergaderingen.

c. Vervullen van bestuurs- of commissiefuncties.

De verplichtingen van het lidmaatschap zijn:

a. Het voldoen van de contributie en eventuele andere financiële verplichtingen.

b. Naleving van de statuten, reglementen en de besluiten van de vereniging.

c. Het naar vermogen bijdragen aan de doelstellingen van de vereniging.

d. Bij activiteiten wordt verwacht dat de leden zoveel mogelijk het clubtenue te dragen. Zie ook artikel 11.

e. De belangen van de vereniging en sponsoren niet schaden.

Artikel 4 Aansprakelijkheid.

Artikel 4.1 Eigendommen vereniging
Leden die aansprakelijk zijn voor schade, aangebracht aan eigendommen van de vereniging, dienen deze schade op eerste aanzegging door of vanwege het bestuur, volledig te voldoen.

Artikel 4.2 Eigendommen derden
Leden die aansprakelijk zijn voor schade toegebracht aan derden dienen de vereniging te vrijwaren van alle aanspraken die derden jegens de vereniging geldend mochten maken.

Artikel 5 Schorsing / royement.

Niet-naleving van de statuten, de reglementen of besluiten van de vereniging kan leiden tot schorsing en ontzetting uit het lidmaatschap, overeenkomstig art. 4 van de statuten.

Artikel 6 Contributie.

a. Bij inschrijving als lid van de vereniging, is éénmalig een inschrijfbedrag van € 75,-, deze wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering, verschuldigd.

b. Leden (m.u.v. ereleden of anderen door het bestuur voorgedragen leden ) van de vereniging betalen een jaarlijkse contributie € 47,50 deze hoogte wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering.

c. De contributie dient vóór 01 februari van het lopende verenigingsjaar te zijn voldaan. Indien na 2 aanmaningen de contributie nog niet is voldaan eindigt het lidmaatschap automatisch. In overmacht situaties dient het lid contact op te nemen met de penningmeester.

Artikel 7 Informatie.

a. Informatieverstrekking kan digitaal via onze website, email of nieuwsbrief.

b. Persoonlijke correspondentie middels brief.

c. Mondelinge aanwijzingen.

d. Privacy. Contact gegevens van de leden worden binnen de vereniging onderling uitgewisseld middels een onderlinge ledenlijst. Deze gegevens zijn bedoeld voor noodgevallen en om onderlinge afspraken te maken, gebruik deze dus alleen voor dit doel. Gegevens zijn beveiligd met een wachtwoord welke alleen aan leden wordt verstrekt.

Artikel 8 Het bestuur.

Artikel 8.1 Bestuursfuncties

a. Het bestuur bestaat uit tenminste 3 of ten hoogste 7 leden, die onderling een functieverdeling opstellen.

b. De volgende functies dienen in ieder geval te worden vervuld: Voorzitter, Secretaris en Penningmeester.

c. Voor elke bestuursfunctie wordt, in het belang van de continuïteit, een vaste vervanger aangewezen.

d. De verantwoording voor de ‘vaste’ activiteiten / taken (zoals Ledenadministratie en Sponsorwerving) dient bij voornoemde bestuurs functionarissen te worden ondergebracht.

e. De leden van de vereniging worden in kennis gesteld van de verdeling van functies en taken. Deze staan vermeld op website.

f. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vice-voorzitter deze functie waar tenzij het bestuur anders beslist.

Artikel 8.2 Zittingsduur bestuur

a. Een bestuurslid treedt af na 3 jaar, volgens een door het bestuur vast te stellen rooster van aftreden.

b. Een aftredend bestuurslid is herkiesbaar voor een nieuwe periode van 3 jaar.

Artikel 8.3 Taken bestuursleden.

a. De voorzitter leidt de vergaderingen van leden en bestuur. Hij/zij stelt in overleg met de secretaris de agenda voor de vergaderingen vast.

b. De voorzitter is o.a. verantwoordelijk voor de volgende taken; het onderhouden van externe contacten.

c. De secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van leden- en bestuursvergaderingen en het oproepen tot die vergaderingen. Naast de overige gebruikelijke taken zorgt de secretaris voor het opstellen van het jaarverslag en heeft hij de zorg voor het archief.

d. De penningmeester is belast met het beheer van alle gelden van de vereniging. Een taak van de penningmeester is eveneens het optimaliseren van de inkomsten van de vereniging, door het aanvragen van subsidies en het werven van sponsors, adverteerders en donateurs. Hij/zij kan zich hierbij doen bijstaan door een “Sponsorcommissie”.

Artikel 8.4 Vergaderfrequentie en beslissingsrecht

a. Het bestuur vergadert zo dikwijls de voorzitter of twee andere bestuursleden dit gewenst achten.

b. Bestuursbesluiten kunnen alleen worden genomen bij meerderheid van stemmen, wanneer tenminste de helft van alle bestuursleden aanwezig is.

Artikel 9 Bestuurscommissies.

Artikel 9.1 Commissies

a. Het bestuur kan een aantal taken doen uitvoeren door commissies. Er zijn vaste commissies en tijdelijke commissies.

b. Voor de vaste commissies is een permanente taak binnen de vereniging weggelegd. Leden van vaste commissies dienen lid van de vereniging te zijn.

c. Tijdelijke commissies kunnen door het bestuur worden ingesteld voor een éénmalige opdracht.

Artikel 9.2 Vaste commissies binnen de vereniging zijn o.a.;

a. Sponsor – commissie.

b. Bikeweekend – commissie

c. Feest- commissie

Artikel 9.3 Benoeming commissies
De voorzitters van de vaste commissies maken deel uit van het bestuur en worden benoemd door de algemene vergadering.

Artikel 9.6 Kascontrole

a. Een kascontrolecommissie, bestaande uit (tenminste) twee leden, controleert de inkomsten en uitgaven aan de hand van de administratie van de penningmeester.

b. Jaarlijks wordt een lid van deze commissie vervangen door een ander verenigingslid, te benoemen door de ledenvergadering.

c. Van haar bevindingen maakt de commissie een verslag t.b.v. de algemene vergadering.

Artikel 10 Sponsors

a. Bronnen van inkomsten voor de vereniging kunnen tevens zijn sponsoring.

b. De “Sponsorcommissie”, onder verantwoording van de voorzitter, stelt richtlijnen op die bij het aangaan van overeenkomsten met sponsors worden gehanteerd.

c. Indien er sprake is van een substantiële tegenprestatie van de leden is de goedkeuring van de algemene vergadering vereist.

e. Sponsorafspraken dienen schriftelijk te worden vastgelegd.

Artikel 11 Kleding en beveiligingsmiddelen.

a. Aanschaf en bij bestelling

De actuele clubkleding is uitsluitend te koop voor leden. De kleding is te verkrijgen bij iemand van het bestuur;

– Kleding kan tegen kostprijs worden bijbesteld. Dit bestelmoment wordt tijdig kenbaar gemaakt.

b. Draagplicht
Als club willen wij graag dat onze leden in clubkleding rijden. Door de bijdrage van onze sponsoren kan de clubkleding tegen aantrekkelijke prijzen aangeboden worden. In ruil daarvoor maken wij publiciteit voor deze sponsoren. Clubkleding is dus een groot onderdeel daar van. Van de leden wordt verwacht dat op verenigings – activiteiten zoveel mogelijk in club kleding acte de presence geven.

c. Uitzondering
Willen leden tijdens een activiteit afwijkende kleding dragen bijvoorbeeld voor een “goed doel”, dan worden zij verzocht dit vooraf bij het bestuur te melden.

d. Veiligheid

Leden en gastrijders zijn verplicht een helm te dragen tijdens het fietsen.

e. Verzekering

In verband met het fietsen in het grensgebied adviseren wij een doorlopende reisverzekering, geldige legitimatie en een pasje van de zorgverzekering.

Artikel 12 Jubilarissen.

De vereniging onderkent 3 groepen van jubilarissen:

Bronzen leden, 12 ½ jaar lid
Zilveren leden, 25 jaar lid
Gouden leden, 40 jaar lid

Jubilarissen worden in het betreffende jaar op de algemene ledenvergadering in het zonnetje gezet.

Artikel 13 Algemene vergaderingen (Ledenvergaderingen).

Artikel 13.1 Frequentie algemene ledenvergaderingen

a. Er vindt tenminste 1 keer per jaar een algemene ledenvergadering plaats.

b. In de in het voorjaar te houden algemene ledenvergadering doet de secretaris verslag van het afgelopen verenigingsjaar en legt de penningmeester verantwoording af over het voorgaande boekjaar, gepaard gaande met een verklaring van de kascontrolecommissie, alvorens décharge van de ledenvergadering te kunnen verkrijgen.

c. Indien het bestuur het wenselijk acht, wordt in het najaar een tweede vergadering belegd.

Artikel 13.2 Oproep algemene ledenvergadering

Oproepen voor de ledenvergaderingen worden door de secretaris tenminste vier weken van tevoren aan de leden verzonden. Deze oproep wordt per mail verstuurd en wordt vergezeld van de agenda. Belangrijke punten, waaronder onderwerpen waarover besluitvorming dient plaats te vinden, worden hierin toegelicht.

Artikel 13.3 Agenda ledenvergadering

Agenda-voorstellen van leden moeten uiterlijk twee weken voor een ledenvergadering schriftelijk of per mail bij het bestuur worden ingediend.

Artikel 13.4 Toegang ledenvergadering

Toegang tot de algemene ledenvergadering hebben alle leden (voor zover niet geschorst), alsmede degenen, die daartoe door het bestuur zijn uitgenodigd.

Artikel 13.5 Stemrecht

Stemgerechtigd in de ledenvergadering zijn voornoemde (onder 13.4) leden. Ieder lid heeft één stem. Iedereen die stemgerechtigd is, kan een andere stemgerechtigde schriftelijk volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn/haar stem. Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste twee personen als gevolmachtigde optreden.

Artikel 14 Gedragscode

Deze gedragscodes zijn regels die wij samen als wenselijk gedrag beschouwen. Bedenk dat indien in clubkleding fietst je het visitekaartje van de vereniging bent, gedraag je conform deze code.

Fiets alleen daar waar het is toegestaan, blijf op de paden.
Respecteer de natuur, plant en dier.
Fiets in kleine groepen.
Waarschuw andere recreanten tijdig en vriendelijk.
Benader andere recreanten en drukke locaties stapvoets
Voorkom onnodig remmen en spaar de ondergrond.
Maak geen onnodig lawaai.
Laat geen afval achter.
In het donker is gebruik van deugdelijke verlichting verplicht.
Degene die is aangewezen als voorste fietser bepaalt het tempo.
Degene die is aangewezen als laatste fietser zorgt ervoor dat de groep bij elkaar blijft.